ניהול משימות זה משעמם. לעומת זאת טיול זה כיף. אבל מי דואג למה ומתי?!
גם טיול, בר מצוה, חתונה, או סתם מפגש משפחתי או פרוייקט שיפוצים – יכולים להפוך לקלים יותר כשמנהלים אותם נכון.
בכל פעם שיצא לי לנהל פרוייקט אישי או עסקי שמעורבים בו יותר מאדם אחד, מצאתי שרוב האנשים יעדיפו תכתובות מיילים או שיחות וואצאפ הלוך חזור, כשמרוב מילים לא יודעים ולא מתואמים מי עושה מה ומתי. והעיקר לא להתנהל בצורה מסודרת.
הייתי יכול לפטור את זה בתרבות השטעטל, ושבציבור החרדי פחות מכירים תוכנות ואפליקציות לניהול משימות. אבל מצאתי שזה נכון גם גם בציבור החילוני, וגם לאלה שדווקא מתנהלים בעבודה מול מערכת ניהול משימות.
אני לא יודע מה מפחיד בזה.
ניקח לדוגמה ארגון מפגש משפחתי בחנוכה בוואצפ. אז אמנם לנו במשפחה אין קבוצה, כי לרוב יש טלפונים כשרים, אבל קל לדמיין כשצריך לתאם יום מגיע בליל של הודעות מתי נוח ומתי לא נוח, ומי יכול/ה לבוא עם כמה ילדים, וכמובן בדיחה כל שהיא שמישהו היה צריך להעביר דחוף לכל אנשי הקשר – כולל הקבוצה המשפחתית.
ואז עוברים לסופגניות, מי מביא/ה מה וכמה וצריך לדאוג לסופגניות ללא גלוטן, וללא חלב, וללא ריבה, וללא אבקת סוכר, וללא שמן. וכמה זה משמין או יקר או בצקי. ואיך אפשר בלי סטיקרים של סופגניות בשלל מצבים.
למען האמת אפשר לנהל את זה בצורה מסודרת:
- למצוא את הזמן המתאים לכולם בעזרת Doodle.
- לשלוח לכולם זימון ביומן כדי שלא יתערבב להם עם המפגש המשפחתי מהצד השני.
- לצרף לזימון את המיקום, כדי שכשההתראה תקפוץ יוכלו ללחוץ על ניווט בוויז.
- ליצור לוח משימות עם הקצאה ברורה מי עושה מה ומתי.
אבוי, איך מפגש משפחתי כיפי יכול להפוך לרשימת משימות משמימה. זה מאורגן מידי, וזה הופך לקר וטכני. ואנשים אוהבים יותר שיחה ואנושיות ובלבול, ו"אוי חשבתי שלא תגיעו". אבל לפעמים, צריך את זה. כשצריך שהדברים "יתקתקו". אם זו חתונה, אירוע, ושלא לדבר בעבודה. ואז כדאי להשתמש באפליקציית משימות נוחה. ואחת המומלצות בתחום היא Trello להלן "טרלו".
במקור, טרלו נולדה כאפליקציה שעוזרת לנהל משימות בשיטת ניהול בשם קנבן (Kanban), שיטה שמקורה במפעלי טויוטה היפנית. מבלי להיכנס לפרטים, הרעיון הרלוונטי פה הוא שכל משימה היא כרטיס שמעבירים ממגירה למגירה עד שלא צריך אותו. לדוגמה המשימה "להזמין צלם" היא משימה שיכולה לשבת במגירה "דברים לעשות אחרי הזמנת האולם" על הכרטיס אפשר להוסיף רשימת צלמים, טלפונים, קישורים לפורטפוליוז וכדומה. וברגע שהאולם הוזמן, כלומר יש תאריך ומקום – עוברים על כל הכרטיסים שיש במגירה הזו, ומבצעים. כל כרטיס שבוצע עובר למגירה "סיימנו".
בגלל הגמישות אפשר לעבוד גם בצורה אחרת ליצור לוח שכולו "אנשי מקצוע", רשימה של כרטיסי צלמים ובכל כרטיס כמה תמונות שצילם, ואז אפשר לעבור בקלות בין הצלמים ולהחליט. וככה גם לזמרים/נגנים, וכו'.
אם מדובר בטיול של כמה ימים, אפשר להתחיל את התכנון עם רשימה של "דברים שאפשר לעשות".
אחרי שצוברים רשימה של דברים – מתחילים לתאם ימים אפשריים ולחלק אותם לרשימות לפי ימים: יום א', יום ב', יום ג'. ככה שבכל יום יש את כל הכרטיסים של הפעילויות המתוכננות לאותו יום. ובכל כרטיס יש את כל המידע, לדוגמה תמונות, כתובת, טלפונים, מחיר, וכדומה.
מה שנוח באפליקציה הוא שאפשר להזמין עוד אנשים להשתתף בכרטיסים, וגם לסמן על כל כרטיס מי האנשים שיטפלו בו, להוסיף תמונות, קבצים, תתי משימות, הערות, לקבל עדכונים ועוד.
האפקליציה זמינה גם כאתר אינטרנט, תוכנה למחשב ולכל סוגי הטלפונים.
הממשק באנגלית, אבל אפשר לכתוב מימין לשמאל.
המחיר: לשימוש רגיל חינם. אם אתם רוצים סטיקרים ורקעים בהתאמה אישית או כלים מתקדמים, תוכלו לשלם כ15-20 ש"ח לחודש.
(פורסם במגזין המקום, גיליון 2)
קישורים:
- אפליקציה לאנדרואיד
- דוגמה לתכנון חתונה
- מגזין המקום – לחרדים בעולם המעשה
